“Oficina pequeña, oficina organizada” es el último mantra adoptado por varias empresas gubernamentales y privadas. Mantener las cosas bien organizadas garantiza un archivo más rápido y una recuperación fácil de los registros de información. Menos espacio de oficina también significa alquiler de propiedades menos costoso y menor costo de mantenimiento. Al adoptar la gestión inteligente de documentos, puede acomodar fácilmente registros voluminosos de información dentro del espacio limitado de la oficina.
Reduzca el papeleo con la gestión de documentos
Muchas oficinas ahora están adoptando la gestión digital de documentos para convertir y escanear documentos en papel a formato digital. Este cambio de la gestión de documentos en papel a la digital le permite ahorrar espacio de almacenamiento en la oficina para acomodar otros activos importantes.
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La tecnología ha revolucionado hasta tal punto en los últimos tiempos que el escaneo de documentos y la conversión al formato de archivo deseado se ha vuelto muy conveniente. Ya no es necesario que visite una tienda para escanear su copia, ahora podría ser posible con la ayuda de su teléfono inteligente o una tableta.
Ventajas de pasar del papel al medio digital
- Le permite archivar y recuperar información más rápidamente
Es muy conveniente buscar contenido digital especificando varios criterios. Puede buscar un nombre de archivo específico, un número de cliente o un número de factura. Incluso puede filtrar la información especificando una fecha particular o el directorio.
- Ayuda para asegurar y respaldar datos digitales
La preservación de datos en un medio digital lo ayuda a proteger todos sus datos importantes de calamidades naturales como terremotos e inundaciones. Puede proteger todos sus datos vitales en el almacenamiento remoto en la nube y en el almacenamiento externo del servidor.
El almacenamiento de datos en un medio digital también le permite proteger con contraseña documentos importantes. Al emplear una técnica única de cifrado de datos, incluso podría proteger datos importantes contra piratería y robo.
Al realizar una copia de seguridad periódica de los datos en el servidor hasta la última fecha de copia de seguridad, puede restaurarla fácilmente cuando haya un bloqueo del disco duro o un ataque de virus.
- Un DVD equivale a 1 millón de páginas de información.
La cantidad de espacio de oficina liberada al digitalizar su documentación puede ser enorme. Un solo DVD podría almacenar información de casi 30 archivadores.
- Ayuda en accesibilidad, modificación de datos y uso compartido.
Al convertir todos sus documentos en papel al formato digital, puede editarlos fácilmente cuando sea necesario. Incluso puede compartir datos con quien quiera en Internet. Como los datos pueden almacenarse en el servidor remoto, puede acceder a ellos desde cualquier parte del mundo que tenga acceso a Internet.
- Dispositivos digitales y aplicaciones móviles instrumentales para escanear
Al usar sus tabletas y teléfonos como escáneres digitales, puede capturar imágenes de documentos y tarjetas de visita. Muchas aplicaciones de escaneo de documentos le permiten almacenar la imagen capturada en PDF, TIFF y otros formatos de documentos universales.
La mayoría de las aplicaciones le permiten buscar una palabra en particular, editar un documento o una tarjeta de visita con aplicaciones OCR adecuadas. Algunas aplicaciones móviles también cuentan con reconocimiento inteligente de direcciones para ubicarlo en Google Maps. Incluso puede leer o traducir datos en otros idiomas del mundo.
Resumen
Los documentos que han sido escaneados y luego almacenados digitalmente durarán más tiempo. Al almacenar datos en una red distribuida remota, puede guardarlos durante el evento catastrófico. Los datos digitales también reducen el riesgo de termitas y otros ataques de gérmenes.
Si está dispuesto a deshacerse de todas sus cargas de archivos voluminosos digitalizados, debe contratar a un colega inteligente que pueda hacerlo por usted. Entrégalo con el dispositivo adecuado y la técnica de escaneo, y ese es el camino a seguir. A pesar de que la tarea puede parecer desalentadora y engorrosa al principio, con el hábito de escaneo regular, pronto eliminará todos sus desorden abultados en una oficina bonita y ordenada.
En general, reemplazar los documentos en papel con versiones escaneadas tiene mucho sentido comercial. El mantenimiento de documentos digitales lo ayuda a ahorrar papel, salvar árboles y reduce significativamente los costos de administración.
En LetsNurture ofrecemos soluciones web y móviles a nuestros clientes. Nuestros servicios y mano de obra han sido fundamentales para otorgarnos varios clientes nuevos.
En el espacio de gestión de documentos digitales, nuestro producto Arrow Scan permite a los usuarios escanear y exportar documentos en múltiples formatos. La aplicación permite al usuario capturar tomas en su teléfono inteligente colocando el documento en papel sobre una superficie plana y tomando una instantánea vertical. Luego pueden exportarlo a múltiples formatos como PDF, JPG y PNG y editar textos y gráficos utilizando los editores adecuados. La aplicación también permite a los usuarios cambiar entre los modos de color y compartir los documentos escaneados en las redes sociales.
La retención de clientes y la oferta de calidad han sido nuestro lema desde el inicio. ¿Tienes alguna idea en mente? Tenemos la solución digital para implementar lo mismo.
