Las personas pierden grandes cantidades de tiempo viajando a reuniones, procesando correos electrónicos y simplemente tratando de localizar a las personas adecuadas en sus organizaciones para hablar.
El correo electrónico en particular puede ser una gran pérdida de tiempo, ya que les da a los empleados la sensación de estar ocupados, pero sin necesariamente ayudarlos a lograr resultados útiles para el negocio.
La respuesta para muchas empresas son las comunicaciones unificadas, una convergencia de tecnologías que promete ayudar a las personas a comunicarse de manera más efectiva.
La comunicación unificada puede generar un rápido retorno de la inversión y, al mismo tiempo, liberar a los trabajadores del trabajo pesado del correo electrónico y el correo de voz.
Pero los líderes de TI informan que el mayor beneficio es un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal para el personal. Eso significa trabajadores más felices, más productivos y un mejor ambiente para trabajar.
Dejame darte un ejemplo:
En años pasados, la mayoría de los profesionales de negocios venían a la oficina y revisaban sus correos electrónicos a primera hora de la mañana antes de comenzar el día.
Sin embargo, con el auge de las redes sociales, las herramientas de colaboración y los dispositivos móviles, la comunicación ha cambiado.
Hoy, el correo electrónico está desapareciendo y el software de colaboración social está tomando su lugar .
El software interno de redes sociales ha estado reemplazando el correo electrónico para la comunicación empresarial en los últimos años. Ya sea que los empleados inicien sesión en una intranet de la comunidad y se pongan al día con las últimas conversaciones, o agreguen eventos y reuniones a un calendario compartido, pasan cada vez más tiempo con componentes sociales compartidos fuera de sus bandejas de entrada de correo electrónico.
Si aún no ha reemplazado o aumentado el correo electrónico con un software de colaboración social, como una plataforma de intranet, aquí hay siete razones por las que debería hacerlo hoy:
1. Ahorrará enormes cantidades de tiempo
La mayoría de los profesionales de negocios pasan demasiado tiempo revisando el correo electrónico. También están inundados de correos electrónicos que desbordan sus bandejas de entrada. Cuando inicia sesión en el software de colaboración social, tiene acceso a todas las actualizaciones para su empresa y proyectos al mismo tiempo. Puede priorizar y responder a lo que es más urgente de inmediato.
2. Verás un aumento en la productividad
El primer correo electrónico se envió en 1971. Hoy, más de 2 mil millones de personas usan el correo electrónico para comunicarse, pero el correo electrónico se ha convertido en un asesino de la productividad. El correo electrónico casi siempre está abierto en la estación de trabajo de una persona, lo distrae y reduce significativamente la productividad. La reducción del tiempo dedicado al correo electrónico (tanto de envío como de recepción) puede aumentar la productividad.
Por ejemplo, la compañía francesa Atos eliminó por completo el correo electrónico de su equipo de más de 74,000 y mejoró la productividad de inmediato. Las empresas que usan software social empoderan a sus empleados y pueden conectarse más rápidamente con el personal, los socios y los clientes. Se vuelven más ágiles y trabajan de manera más inteligente al tener comunicaciones unificadas, fácil acceso a los documentos y acelerar el flujo de trabajo. El software social impulsa la productividad dentro de una empresa, aumentando así la ventaja competitiva de una empresa.
Cuando usa un software de colaboración social, usa más el correo electrónico como centro de notificaciones. Recibirá correos electrónicos que le informan que se está produciendo una nueva conversación en la red social, con un enlace para unirse y participar.
¿Tiene alguna pregunta para un grupo? ¿O tal vez la pregunta que tienes ya ha sido respondida?
En lugar de buscar en su correo electrónico, puede encontrar rápidamente respuestas a preguntas importantes en su red de colaboración social. Puede crear y contribuir a una lista de preguntas frecuentes que son fácilmente accesibles y organizadas. Esto ayuda a reducir el volumen de correos electrónicos enviados, especialmente en temas repetitivos.
3. Habrá menos confusión
Con demasiada frecuencia, la información se pierde en el correo electrónico debido al reenvío, CC y BCC.
Comprender y relacionarse con un hilo completo de correos electrónicos reenviados también puede llevar mucho tiempo. Al eliminar el correo electrónico y, en cambio, tener un tablero común donde se comparte toda la información al mismo tiempo con la audiencia adecuada, el software de colaboración social ofrece comunicación directa sin las molestias y la confusión del correo electrónico .
¿Busca un archivo adjunto en uno de esos correos electrónicos cc.ed? Evite la frustración de enterrar su nariz en el correo electrónico cuando puede buscar rápidamente a través de su software de colaboración para encontrar, administrar y actualizar documentos y archivos adjuntos. Estos archivos son más fácilmente accesibles e identificados. En lugar de estar bloqueados en una cuenta de correo electrónico individual, estos archivos son visibles y se pueden compartir rápidamente.
4. Experimentarás una colaboración más significativa
Cuando más de dos personas discuten o colaboran en un proyecto, el correo electrónico se vuelve ineficaz rápidamente.
El correo electrónico no está diseñado para la colaboración .
Enviar ediciones a un documento por correo electrónico, por ejemplo, puede ser un mal uso del tiempo y también más propenso a errores y confusión. Tener un documento compartido que varias personas puedan ver al mismo tiempo es mucho más beneficioso. Se pueden agregar y ver actualizaciones y notas en un solo lugar y al mismo tiempo. Esto también ofrece a las personas la capacidad de evaluar rápidamente el progreso de un proyecto y tomar las decisiones necesarias para los próximos pasos.
El software colaborativo en línea es más efectivo para trabajar con otros en un proyecto que el correo electrónico.
De hecho, Salesforce ha informado que hasta el 96% de los CEO han determinado que la mala colaboración y comunicación son las causas principales del fracaso en el lugar de trabajo.
A medida que el lugar de trabajo se vuelve cada vez más global con soluciones subcontratadas, el uso del correo electrónico como la principal cadena de comunicación ralentiza el intercambio de conocimientos y, a menudo, puede generar confusión y errores. La demanda de soluciones más rápidas y la transferencia más rápida de información solo está aumentando. Poder adaptarse a estas presiones, al tiempo que ofrece una plataforma para facilitar el acceso y el intercambio, es imprescindible para evitar silos de información y una disminución de la productividad.
5. La información será más buscable
Con el correo electrónico, el conocimiento puede atascarse rápidamente en la bandeja de entrada.
El correo electrónico es un sistema cerrado donde la única persona que puede buscar en cada cuenta es el propietario individual. El usuario individual puede convertirse rápidamente en un cuello de botella, evitando la colaboración y el progreso. Esto evita compartir y limita la velocidad y el acceso a la información necesaria para un grupo.
Con el software de colaboración social, tiene toda su información disponible en un área. Puede buscar todos sus datos de forma rápida y sencilla. Todo se puede buscar por las personas a las que elige tener privilegios de búsqueda. En el software de colaboración social, toda la comunicación generalmente se escribe dentro de un determinado contexto y se organiza de tal manera que sea fácil de encontrar.
Una gran cantidad de información de la empresa se bloquea en el correo electrónico. El correo electrónico se convierte en un silo de información y cuando una persona deja la empresa, esta información a menudo se puede perder o desaparecer. Esto es perjudicial para el negocio, que puede tener que invertir nuevos recursos para localizar o recrear la misma información. En cambio, sería más útil tener una base de conocimiento compartida.
6. Encontrará formas más eficientes de comunicarse
Las personas son sociales, y el software de colaboración lo reconoce. Puede comunicarse de múltiples maneras, utilizando blogs, artículos, wikis, comentarios y actualizaciones de estado … tal como lo hace en las redes sociales.
El software social le permite llegar a muchas personas nuevas simultáneamente. Es ideal para compartir información con una gran audiencia a la vez. Puede ampliar su lista de usuarios en cualquier momento sin perder ninguna funcionalidad.
Vivimos en el momento de la expansión de las redes sociales, donde las personas reciben noticias y actualizaciones a través de Twitter y Facebook en tiempo real. Hasta el 75% o más de los adultos jóvenes están conectados a sus amigos y familiares durante todo el día a través de sus dispositivos móviles. Ya están familiarizados con muchas de las herramientas del software de colaboración social y pueden adaptarse a una nueva plataforma muy rápidamente. Puede involucrar a estos miembros de su equipo de manera efectiva comunicándose de diferentes maneras a través de su software de colaboración social.
7. Crearás confianza con transparencia
El software de colaboración social aumenta la transparencia, que a su vez ofrece responsabilidad y aumenta la confianza.
Puede crear conciencia de su empresa en toda la organización de manera efectiva y eficiente a través del software de colaboración. Mientras que el correo electrónico simplemente “empuja” la información, el software de colaboración fomenta una interacción “empujar y tirar” … donde envía mensajes específicos a audiencias específicas y los usuarios individuales pueden responder activamente a los mensajes como mejor les parezca.
El software de colaboración social ofrece a las empresas la oportunidad de comunicarse de múltiples maneras. Los ejecutivos pueden compartir conceptos de alto nivel e información privilegiada a grupos objetivo, mientras que todos los empleados pueden compartir otras áreas, fomentando una mayor comunicación y conexión.
El software de colaboración incluye diferentes funcionalidades que van desde microblogging y wikis, hasta mensajes instantáneos y foros de discusión, hasta notificaciones e intercambio de documentos. Puede ayudar a las personas dentro de una organización a conectarse y comunicarse de manera más efectiva. El software de colaboración social ayuda a los profesionales de negocios a trabajar tanto dentro como fuera de sus organizaciones, permitiéndoles integrar sus comunicaciones internas y externas de manera más fluida.
El software de colaboración reconoce cómo las personas interactúan a través de mensajes instantáneos, notificaciones, actualizaciones de estado. Aprovecha el poder de la computación en la nube, el análisis de datos y las características populares de las redes sociales para que las personas puedan comunicarse de manera efectiva dentro de una organización.
Al involucrar a sus empleados y ofrecerles una solución fácil de usar, altamente funcional y que agilice la comunicación laboral, puede aumentar la productividad y el compromiso en toda su empresa y conectarse de manera más efectiva con su audiencia.
Espero que esto te ayude a obtener la respuesta a tu pregunta.
Todo lo mejor…!!! TC … !!
