¿Cuál es su software o aplicación favorita para rastrear las tareas diarias junto con los proyectos para ayudar a priorizar el trabajo?

Trello para gestión de tareas

Es muy simple pero flexible. Casi todos los que conozco están en Trello. Las pequeñas y medianas empresas y los freelancers usan porque causa la menor cantidad de gastos generales, mantiene las cosas organizadas y es gratis.

Las empresas más grandes usan JIRA u otra cosa porque tienen un flujo de trabajo muy específico, por lo que necesitan algo con muchas características (lo que hace que el software sea más difícil de usar).

Por ejemplo, Ryan Singer (diseño de producto en Basecamp) dice:

“Hemos notado que los grupos compuestos completamente por ingenieros pueden funcionar bien con Jira y el kit de bricolaje que mencionaste.

Cuando algunas personas del grupo no son ingenieros, Jira generalmente no funciona. Por ejemplo, es probable que no obtenga un vendedor para agregar nuevos comentarios del cliente en una herramienta que está optimizada para personas muy técnicas.

El tamaño es otro factor. Cuando el grupo es muy pequeño y la cantidad de trabajo no es demasiado, difundir información entre diferentes herramientas no es un problema.

Vemos muchos equipos que, después de un crecimiento acelerado, descubren que están perdiendo la pista de las cosas porque no hay un lugar al que ir para saber qué está pasando. Las actualizaciones sobre el mismo proyecto podrían estar en el registro de chat o en un documento en algún lugar o en un sistema de tareas en otro lugar. Cuando eso sucede, deciden que necesitan organizarse más. Eso significa poner todo en un solo lugar para que las personas vean las mismas cosas, encuentren las cosas más rápido y permanezcan en la misma página ”.

Clockify para el seguimiento del tiempo

Cuando se trata de rastreadores de tiempo, Clockify. Es muy simple de usar (lo cual es esencial si quieres que la gente realmente use el software), y es completamente gratis.

TL; DR Trello y Clockify. Son fáciles de usar y gratuitos.

Mi aplicación / software de productividad favorito es Hubstaff.

Puede integrar Hubstaff con su herramienta de administración de tareas favorita para rastrear el tiempo a tareas específicas y ver dónde pasa demasiado / muy poco tiempo. Tener la capacidad de rastrear el tiempo para cada tarea le permite determinar exactamente cómo priorizar su tiempo.

Hubstaff tiene una serie de otras características que incluyen:

• Registra los niveles de actividad para que puedas ver cuán productivo has sido
• Tiene funciones de monitoreo de trabajo opcionales, como capturas de pantalla aleatorias, seguimiento de URL y monitoreo de aplicaciones.
• Envíe a los clientes un comprobante de trabajo para que sepan exactamente lo que están pagando y compile automáticamente informes que puede descargar para facturar a los clientes (excelente para los trabajadores independientes).
• Sistema automatizado de nomina
• Tiene una API abierta.

Puedes probar Hubstaff por ti mismo registrándote para la prueba gratuita de 14 días. Soy uno de los cofundadores de Hubstaff, así que si tiene alguna pregunta, hágamelo saber.

He probado varias aplicaciones diferentes tanto en mi dispositivo móvil como en mi computadora y siempre he fallado en implementarlas de manera efectiva. Estoy bastante seguro de que tengo una tarea en mi teléfono desde 2014. Personalmente, no puedo usar ningún seguimiento de tareas digital por dos razones:

1. Si está en la computadora, se perderá en todas mis otras aplicaciones abiertas e inevitablemente se ignorará.
2. Intento entrenarme para ignorar las notificaciones, principalmente desde mi teléfono pero también desde mi correo electrónico, para que mi flujo de trabajo no se vea interrumpido por alertas sin importancia. Trato de hacer que mirar el correo electrónico y mi teléfono sean una tarea en lugar de ser un interruptor.

Lo que funciona para mí es tener un cuaderno abierto en mi escritorio con mis tareas mostradas. Esto ayuda porque siempre está ahí como un recordatorio, así como escribir cosas te ayuda a recordar las tareas. Yo personalmente uso el método bullet journal [1] porque encuentro que la flexibilidad de este es más eficiente para mí. También es agradable llevarlo consigo cuando voy a reuniones o hablo con la gente para que pueda tomar notas sin tener que escribir mi teléfono y parecer que estoy enviando mensajes de texto.

Notas al pie

[1] Bullet Journal: el sistema analógico para la era digital

Para mi trabajo personal, me gusta mucho el documento de tareas. Su simplicidad es perfecta, en mi humilde opinión. ¿Para gestionar los equipos de trabajo? Eso depende de muchas variables.