ERP – Enterprise Resource Planning – es un sistema de software empresarial. Se utiliza para controlar y gestionar los procesos comerciales de extremo a extremo de una empresa. En términos simples, es un sistema de procesamiento de transacciones.
Enterprise Document Management es otro ejemplo de un sistema de software empresarial y se utiliza para administrar documentos y el control de versiones de documentos en una empresa.
El flujo de trabajo es diferente, pero puede ser un componente de los dos ejemplos anteriores, lo que lo hace un poco confuso.
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El flujo de trabajo es un conjunto de comandos que se utilizan para unir procesos, controlar la forma en que las personas interactúan con los procesos o forzar el control sobre quién hace qué en un proceso.
Por ejemplo, elevar un reclamo de gastos y aprobar un reclamo de gastos son dos procesos separados. Crean dos transacciones independientes. El hecho de que presente un reclamo de gastos en un sistema empresarial no significa que se aprobará de manera oportuna.
El flujo de trabajo se puede usar para vincular los dos procesos. Un conjunto de comandos de flujo de trabajo se puede vincular al proceso de envío de gastos para que, al enviarlo, el flujo de trabajo asuma y pueda enrutar el reclamo de gastos a un aprobador designado de flujo de trabajo. El flujo de trabajo también se puede configurar para permitir, por ejemplo, un día para que se apruebe el gasto, después de lo cual se enviará un recordatorio. Si, por ejemplo, después de 2 días más, el gasto aún no se ha aprobado, el flujo de trabajo podría redirigir o escalar el reclamo de gastos a otra persona o gerente superior.
El flujo de trabajo también se puede usar para probar si algo se puede aprobar automáticamente según las reglas. Por ejemplo, si la política de su empresa permite reclamar hasta £ 75 por alojamiento durante la noche en un hotel, entonces el flujo de trabajo puede usarse para probar esta condición. Si reclama un flujo de trabajo de £ 60, puede configurarlo para que se apruebe automáticamente, lo que reduce la carga de trabajo de los aprobadores. Luego puede pasar por alto el proceso de aprobación manual y pasar el gasto al proceso de pagos de los empleados. Sin embargo, si reclama £ 80, pasará el gasto del hotel al proceso de aprobación manual y, al mismo tiempo, puede notificar al aprobador que se ha enviado su gasto. También puede recibir instrucciones para explicar por qué necesita aprobación, por ejemplo, el límite es de £ 75 y el reclamo es de £ 80.
El flujo de trabajo también se puede usar en la dirección opuesta para mantener informada a la persona que ha presentado el reclamo de gastos sobre lo que está sucediendo con el reclamo, en qué etapa ha llegado y con quién está.
Otra variación que usa el flujo de trabajo es determinar quién hace qué en función de los límites. Por ejemplo, la persona A podría autorizar gastos de viaje de hasta £ 150, la persona B hasta de £ 500 y el Director-C todas las aprobaciones de viaje de más de £ 500. El flujo de trabajo verifica el valor y dirige la solicitud de aprobación a la persona adecuada.
Detrás del flujo de trabajo está lo que se puede describir libremente como un lenguaje de procesamiento de automatización de negocios. Algunos sistemas de flujo de trabajo usan flujos de trabajo de proceso visual, algunos usan comandos que son similares a un lenguaje de programación simple.
El flujo de trabajo fuera de la caja realmente no existe. Es una herramienta que utiliza para apuntalar sus procesos comerciales.
