Las mejores aplicaciones de productividad para hacer más en menos tiempo
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Las mejores aplicaciones de productividad son las herramientas.
Las herramientas no hacen todo el trabajo por ti. En cambio, aumentan su capacidad existente para hacer algo o le permiten hacer algo que no sería capaz de hacer usted mismo.
Es fácil caer en la trampa de usar varias aplicaciones sofisticadas para cada cosa específica. Pero esto es fundamentalmente una mala práctica. ¿Por qué?
- Cada aplicación toma tiempo para familiarizarse. La configuración y el mantenimiento deben tomar menos tiempo de lo que la aplicación va a salvarlo. Trabaja inteligentemente y no duro
- Es más fácil trabajar con 3 aplicaciones que con 10. Use aplicaciones del “ejército suizo” que se puedan adaptar a diferentes tipos de trabajo.
Es un ejemplo clásico de la regla 80/20: realiza el 80% de tu trabajo en el 20% de las aplicaciones . Use el 80% restante de las aplicaciones de forma ocasional o única, como Anki para el aprendizaje de repetición o LastPass para los inicios de sesión de autocompletar.
En esta publicación, cubriré mi pila de las mejores aplicaciones de productividad, pero es posible que prefiera usar otras herramientas. Solo recuerde mantener su pila de aplicaciones de productividad al mínimo. Menos es más.
Actualmente, mis principales áreas de enfoque son escribir para mi blog, planificar y rastrear el boletín One Productivity, y crear productos digitales. Estas son las mejores aplicaciones de productividad que uso a diario para completar tareas y hacer cosas.
# 1 Evernote
Evernote es la aplicación de toma de notas por excelencia. Y la mejor parte es que cuanto más lo use, más obtendrá.
Sirve como la ubicación central de todo mi trabajo. Es la primera aplicación que abro por la mañana y la última que se cierra al final del día. Tiene una función de búsqueda increíblemente poderosa que le permite encontrar cualquier nota en unos segundos.
Aquí están las tareas para las que lo uso:
- Escritura: ideas para proyectos, publicaciones de blog y vida personal; redactando el primer esquema para una publicación de blog; notas durante una reunión o informes largos sobre temas específicos
- Referencia: guarde artículos y correos electrónicos, la pieza completa o partes específicas, para referencia o inspiración con Web Clipper; capturas de pantalla de características interesantes en sitios web que puedo probar en el boletín de productividad (use Skitch para anotaciones); enlaces a hojas de cálculo o presentaciones
- Relleno: documentos importantes, como recibos de impuestos y compras (hágalo fácilmente con Scannable); vuelos y reservas de hotel; CV’s
- Memorias: diario; guardando una gran imagen con algunas reflexiones sobre lo que fue increíble de ese día en particular
He estado usando Evernote durante 3 años.
He cambiado la forma en que lo organizo un par de veces. Es fácil tratar de optimizar todo para durar un poco, pero la genialidad de la aplicación reside en su simplicidad.
Aquí está mi consejo profesional: solo use algunos cuadernos. Busque categorías más amplias que puedan agregar muchos tipos diferentes de notas. Facilita el llenado de notas y busca dentro de un cuaderno para encontrar rápidamente una nota específica. Apunte a 3–5 categorías.
No lo complique más de lo necesario.
# 2 Hojas de cálculo de Google
Las hojas de cálculo son una de las herramientas más adaptables que puede usar en el trabajo. Puede usarlos para crear listas, bases de datos, cálculos, presupuestos, seguimiento, planificación, análisis estadístico, etc.
Google Sheets tiene las características esenciales que necesito, está en la nube, es más fácil colaborar y tiene un historial de versiones. Es mejor que Microsoft Excel en todos los aspectos, con la excepción de cuando necesita trabajar con grandes conjuntos de datos.
Aquí están las tareas para las que lo uso:
- Seguimiento de los OKR: escribo mis OKR personales y comerciales en una hoja y reviso el progreso todos los viernes en otra
- Cuadros de mandos de métricas: métricas piratas para una productividad o métricas personales de OKR, como peso diario o palabras escritas
- Bases de datos / Listas: palabras clave de SEO para publicaciones de blog; Quora subprocesos para responder; ideas para ejecutar pruebas de pirateo de crecimiento
- Seguimiento de hábitos: si estoy tratando de desarrollar un hábito de acuerdo con mi plan de crecimiento personal, pongo una X el día que hago ese hábito, como hacer ejercicio o meditar
- Seguimiento financiero: registro todos mis gastos diarios y analizo los estados financieros cada mes para ver cómo me va en asuntos de dinero
Hacer un seguimiento de una gran cantidad de hojas de cálculo puede ser una molestia. Aquí hay un consejo profesional: vincúlelos desde una nota en Evernote con el mismo título que la hoja de cálculo.
De esta manera, en lugar de buscar en la página principal de Google Sheets, usa la búsqueda de Evernote. Confía en mí, es más fácil de esa manera.
# 3 Google Calendar
En lugar de trabajar desde una lista de tareas, trabajo desde mi calendario. Me obliga a asignar espacios de tiempo para cada tarea, lo que me ayuda a evitar distracciones durante la jornada laboral.
Planeo para la próxima semana todos los domingos por la noche. Tarda entre 20 y 30 minutos, pero el retorno de la inversión es fenomenal. Tengo una idea clara de lo que necesito hacer y siempre sé por dónde empezar cada día y cuál es la próxima actividad.
Aquí está mi proceso de 3 pasos:
- Primero, escribo todas mis tareas en una hoja de papel o en Hojas de cálculo de Google
- Luego, priorizo las tareas más críticas para la próxima semana
- Finalmente, programo esas tareas directamente en mi calendario
Hay literalmente miles de aplicaciones de Calendario, pero creo que Google Calendar tiene todo lo que necesito. Es fácil de usar, se sincroniza con todos los dispositivos y tiene una excelente experiencia de usuario.
Nuevamente, no lo complique más de lo necesario. Cuando simplifica las cosas, tiene más tiempo para hacer el trabajo real.
Aplicaciones de productividad de uso casual
Estas aplicaciones, Evernote, Google Sheets y Google Calendar, son la trinidad de mi pila de productividad. Sin embargo, realizo algunas tareas que requieren el uso de otras herramientas.
Estas son las mejores aplicaciones de productividad que uso en una base semi-regular para cada tipo de tarea:
- Comunicaciones: uso Gmail para la comunicación y creo mi propio marco de GTD Gmail
- Trabajo profundo : para realizar tareas que requieren mucho enfoque y atención, use la técnica Pomodoro para trabajar en trozos; establecer un temporizador en línea
- Diseño: creo presentaciones en Google Slides y uso Canva para todas las demás necesidades de diseño, como infografías o imágenes personalizadas
- Delegar: la grabación de screencasts es una excelente manera de explicar ciertas tareas cuando se externaliza el trabajo; Yo uso RecordIt, que es fácil de usar
- Música: me gusta escuchar música mientras hago ciertas tareas. Obtenga excelentes auriculares con cancelación de ruido, cambiarán su vida. Uso Spotify o videos musicales largos de YouTube de Jazz, Bossa Nova o ruido de fondo
Haga su propia pila de productividad
No adoptes ciegamente las pilas de otras personas. Lo que podría funcionar para mí podría no funcionar para usted. Perfeccioné mi propia pila de herramientas durante años de trabajo y eliminé todo lo que no era esencial.
E incluso trabajando con un conjunto tan pequeño de aplicaciones de productividad, pruebo continuamente formas de simplificarlas. Hace solo unos meses simplifiqué mis cuadernos Evernote a solo 3: Trabajo, Personal y Referencia.
Un buen punto de partida es hacer sus tareas sin usar ninguna herramienta y luego encontrar las aplicaciones que le permitan hacerlas más rápido y mejor. Esta es una buena regla general: solo adopta una herramienta si te hace más efectivo en una tarea determinada.
Lentamente, construirá su propio sistema de productividad que funcione para usted, en lugar de en su contra. Cuando eso suceda, te sentirás imparable.
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