1) Pase menos tiempo en la nómina.
El beneficio más básico para su negocio es que pasarán menos tiempo, tanto por parte de los empleados como de Recursos Humanos, rastreando, registrando y procesando su tiempo de trabajo cada día, semana y mes. Al actualizar, algunas empresas reducen su tiempo calculando la nómina cada mes hasta en un 70%. Los empleados pueden concentrarse en sus respectivos trabajos, en lugar de la tarea adicional de contabilizarse a sí mismos.
2) Prevenir golpes de amigos y otros robos de tiempo.
El robo de tiempo puede incluir todo, desde tomar un almuerzo más largo que el asignado o contratar a un amigo cuando llegan tarde al trabajo, también conocido como “golpes de amigos”. La American Payroll Association estima que más del 75% de las empresas pierden dinero de los golpes de amigos. . Ya sea intencional o inocuo, el robo de tiempo puede ser costoso, y los sistemas automatizados de tiempo y asistencia lo impiden por completo.
3) Prevenir errores humanos en la contabilidad.
Nadie es perfecto, ni siquiera si tienen a mano una calculadora, una hoja de cálculo u otro dispositivo de cálculo. Incluso el mecanógrafo más preciso comete un error por cada 300 pulsaciones de teclas. Un dígito o decimal fuera de lugar puede conducir a errores contables que deben corregirse, o peor aún, no se corrigen y pueden afectar negativamente su resultado final.
Error humano en el recuerdo de la memoria. Una cosa es golpear a un amigo o marcar a sabiendas antes de comenzar a trabajar. Pidiendo a los empleados que recuerden exactamente cuándo comenzaron y terminaron el trabajo, sin mencionar la contabilidad de descansos, almuerzos y otras fallas; o por el contrario, cuando comenzaron a trabajar horas extras, puede ser un ejercicio inútil. Incluso informar las horas de trabajo varias veces a la semana a menudo solo conduce a una hoja de tiempo “algo precisa”, según un informe de AffinityLive.
4) Mantener a los empleados informados
Una pregunta muy común para quienes trabajan en RR. HH. Es cuánto tiempo le queda a un empleado este año o si le quedan días de enfermedad. En lugar de permitir que las discrepancias afecten el trabajo, el tiempo de calidad y el software de asistencia permitirán a los empleados acceder a esa información por su cuenta en cualquier momento.
Permitir que los empleados vean sus registros de tiempo a pedido los ayudará a ver qué tan bien están utilizando su tiempo en el trabajo. La información obtenida al ver cuánto tiempo se dedica a proyectos particulares o en ciertos sitios puede ser invaluable y los ayudará a eliminar las ineficiencias.
5) Pase menos tiempo y recursos en papeleo.
Simplemente clasificar, organizar y procesar el papeleo puede llevar mucho tiempo. Además, el costo de reponer los artículos necesarios para mantener un sistema antiguo de asistencia y tiempo, papel, bolígrafos / lápices, tinta y tóner de impresora, etc. puede ser prohibitivo a largo plazo
6) Mantente en el lado derecho de la ley.
Las leyes laborales estatales y federales, como la Ley de Normas Laborales Justas, regula cosas como el pago de horas extra y el mantenimiento de registros, que pueden ser problemáticos de rastrear si tiene un sistema de asistencia y horario manual. En lugar de abrirse a futuros juicios, que pueden resultar en millones de dólares otorgados en salarios atrasados, manténgase en el lado derecho de la ley con un seguimiento preciso del tiempo.
7) Utilice un sistema que pueda crecer con su negocio.
Un sistema basado en papel puede funcionar, en algunos aspectos, para su pequeña empresa ahora. Si espera que su negocio crezca, y quién no espera lo mejor en ese sentido, querrá un sistema que pueda crecer con usted a medida que contrate más empleados y tenga más información para rastrear.
En lugar de comenzar la búsqueda de una actualización antes de que sea demasiado tarde, salga de la curva y actualice mientras sus necesidades de cronometraje aún son manejables.
8) Cree una base de datos central a la que se pueda acceder en toda la empresa.
Si su empresa está distribuida en varias oficinas o sitios, es mucho más fácil calcular la nómina mediante un sistema estandarizado para todos los empleados. Esto crea una base de datos central, con prácticas garantizadas, a la que se puede acceder desde cualquier lugar, incluso sobre la marcha.
Las desventajas de depender de métodos obsoletos y que requieren mucho tiempo para el seguimiento del tiempo de los empleados son numerosas, cuesta tiempo y dinero; puede meterte en problemas legales; puede conducir a enfermedades relacionadas con el estrés para aquellos que tienen que pasar horas cada semana recolectando, corrigiendo y calculando hojas de tiempo; distrae a los empleados de completar las tareas para las que fueron contratados cada semana. En lugar de quedarse en el pasado, abrace el futuro cambiando a un sistema de asistencia y tiempo de calidad, y permita que su empresa disfrute de los beneficios del tiempo de seguimiento preciso.
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