Este es un gran truco cuando quieres que alguien más edite una hoja de cálculo, pero quieres limitarlo a ciertas opciones en un menú desplegable.
No es intuitivo en absoluto, pero afortunadamente es bastante fácil. Mostraré cómo en unos sencillos pasos.
¡Aprendamos usando un ejemplo paso a paso!
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Data de muestra
Entonces, supongamos que queremos que las personas de una empresa completen un informe de gastos.
Aquí hay un ejemplo del informe parcialmente completado.
Digamos que este es el informe de Sarah. Está casi terminada, pero necesita completar el “tipo de gasto”.
PERO, queremos limitarla a unas pocas opciones en una lista desplegable.
¿Cómo podemos hacer esto?
Crear el menú desplegable con “validación de datos”
Ok, aquí están las opciones que queremos darle a Sarah para clasificar sus gastos:
- Viaje
- Las comidas
- Hardware
- Software
- Diverso
¿Cómo podemos hacer esto?
Paso 1: en una pestaña nueva, escribe las opciones desplegables
Entonces, en una segunda pestaña, simplemente ingrese la lista que desea crear para el menú desplegable.
Llamé a la pestaña “Validación de datos – Tipo de gasto”
¡Fácil!
Paso 2: resalte el área desplegable y haga clic en validación de datos
Resalte la sección vacía “Tipo de gasto” en el informe de gastos.
Aquí es donde queremos que aparezcan nuestras opciones desplegables.
Luego vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos.
Paso 3: Seleccione “lista” y datos de origen
Después de hacer clic en Validación de datos, verá un menú básico.
Lo primero en el menú es un menú desplegable con la etiqueta “Permitir”.
Haga clic en este menú desplegable y seleccione “lista”.
Esto significa que desea crear una “lista” desplegable a partir de la información que ya tenemos.
Próximo.
Tenemos una caja llamada “Fuente”.
Este cuadro nos pide que seleccionemos nuestra lista (en nuestra segunda pestaña que creamos).
Haz clic en la pequeña flecha en el lado derecho del cuadro.
Entonces terminamos aquí.
Queremos seleccionar nuestros datos en la pestaña “Validación de datos – Informe Exp”.
Entonces, haga clic en la segunda pestaña y resalte los datos con el cursor (aquí puede ver que tenemos A4 – A8).
Finalmente, haz clic en esa pequeña flecha al revés en el lado derecho del cuadro nuevamente.
Ahora haga clic en OK!
Paso 4: ¡usa la lista desplegable!
En este punto, has terminado.
Si hace clic en uno de los cuadros de “Tipo de gasto”, verá la lista desplegable.
Ahora, Sarah solo necesita seleccionar el tipo de gasto para cada artículo.
Muy bien, ¿verdad?
¡Ahora debería ser un profesional en las listas desplegables y la validación de datos!
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