Esto es torpe, pero (probablemente) funcionará.
El truco aquí es producir fórmulas que extraigan los datos de una hoja de origen que desea que aparezca en la hoja de destino.
Asumimos que los datos de origen están organizados como datos reales, fila tras fila de nombres, direcciones o cualquier información. Por lo tanto, la columna A podría tener un nombre en la fila 1, fila 2, fila 3, etc., todo bien y ordenado.
Si solo produjiéramos UN documento de destino (o solo uno a la vez), no habría problema. Haga clic en una celda en el destino, escriba un signo = o +, luego haga clic en la celda correspondiente de la fuente. EZ PZ.
Pero vamos a producir múltiples copias del objetivo, cada una conforme a los datos en el archivo de datos. Llamemos a estos “documentos” (abreviatura de “documentos”).
El problema surge cuando reproducimos copias del documento original para tener una combinación que funcione y que maneje todos los documentos que se producirán al mismo tiempo. La única forma de hacer esto es copiar las filas y nuestro primer documento en la página tantas veces como se creen documentos combinados.
En aras de la simplicidad, digamos que cada documento consta de diez filas, de modo que:
filas 1-10 = doc 1
11-20 = doc 2
21-3o = doc 3
etc.
El problema viene con todos los documentos después del primero, porque las fórmulas que extraen datos se basarán en su posición con referencia a su ocurrencia anterior.
Digamos que la celda G3 en el documento 1 = celda A1 en la fuente. Si tuviéramos que copiar esa referencia a la celda G4 en el documento 1, Excel se referiría automáticamente a la celda A2 en la fuente. Cada vez que suelta una fila en el destino, también suelta una fila en la fuente.
Sin embargo, la referencia en el documento 2 estará 10 filas debajo de la referencia anterior. Por lo tanto, Excel extraerá datos no de A3, sino de la celda 10 filas más profundas, A11, para mantener la correspondencia de fila a fila. Del mismo modo, el documento 3 se extraerá de la fila 21, el documento 3 de la fila 31, etc. Por lo tanto, su fusión solo incluirá cada décima fila en los datos. Molesto.
Por lo tanto, necesitamos una forma de decirle a Excel explícitamente (pero automáticamente) exactamente qué lugar en la fuente de datos usar. Aquí hay forma de hacerlo:
Supongamos que cada documento incluirá la palabra “fecha” en la columna C. Por lo tanto, si hay 30 documentos, la palabra “fecha” aparecerá un total de 30 veces, siempre en la columna C (podría ser cualquier columna, pero siempre lo mismo). Y así, si contáramos visualmente de arriba a abajo cada aparición de la palabra “fecha” sabríamos que cuando contamos la quinta aparición, estaríamos viendo el documento 5. Necesitamos una forma de contar el número de ocurrencias de ” fecha “(o cualquier palabra) desde la parte superior de la hoja hasta el punto en el que se calcula el recuento. Ese número corresponderá a la fila en la hoja de datos de la que queremos extraer los datos. Ingrese una fórmula de conteo en cualquier fila del documento, pero FUERA del área que finalmente se imprimirá. Digamos que el documento 1 toma las columnas A a L, por lo que colocamos la siguiente fórmula en M2.
= “X” y countif ($ C1: C10, “fecha”)
X: se refiere a la columna de la hoja de datos en la que existen los datos que queremos. DEBE estar rodeado de “marcas”. Cambie X a la columna correspondiente en la fuente de datos.
&: le dice a Excel que una el valor anterior (“X”) al siguiente (el resultado de la función countif)
countif ($ C1: C10, “fecha”): Excel cuenta el número de ocurrencias de “fecha” encontradas en el rango de la celda $ C1 y C10. El $ le dice a Excel que haga de C1 el comienzo del rango. Pero C10 se actualizará a un número de fila diferente cuando la fórmula se copie a otros documentos. Por lo tanto, en el documento 2, el rango será $ C1: C20.
El resultado de esta fórmula será:
doc 1 – X1
doc 2 – X2
doc 3 – X3
etc.
(X, por supuesto, ha sido reemplazado por la columna correspondiente en los datos de origen).
Por lo tanto, sus fórmulas dentro del documento que obtienen datos pueden usar la función INDIRECTA para hacer el truco. Digamos que B4 debería extraer un nombre de los datos. En B4, por lo tanto, ingresaríamos:
= indirecto (M2)
indirecto: le dice a Excel que use el valor calculado en M2 como si se hubiera ingresado explícitamente desde el teclado (o haciendo clic en la celda a la que se refiere). Por lo tanto, B4 extraerá datos de X1 en el documento 1, luego de X2 en el documento 2, luego de X3 en el documento 3, etc. Verá a Tom, Dick y Harry (o cualquier valor que esté en la hoja de datos).
¿Supongamos que hay otros bits de datos para buscar? El proceso es el mismo, pero deberá ajustar la fórmula countif para hacer referencia a la columna correspondiente. Simplemente use la misma fórmula en una celda al lado de la primera. Por lo tanto, en N2 podríamos tener = “D” y countif ($ C1: C10, “fecha”) haciendo referencia a la columna D en los datos. En el documento, la función indirecta será INDIRECTA (n2).
Una vez hecho todo esto para doc1, resalte todas las celdas que se imprimirán y configure el área de impresión (pestaña Diseño de página> Área de impresión). Luego use la vista previa de impresión para verificar la apariencia y ajuste el alto de fila y el ancho de columna para producir la apariencia que desee.
Finalmente copie y pegue el documento 1 tantas veces como sea necesario para manejar la fusión. Si tiene 30 documentos en papel para crear, tendrá 30 documentos, dispuestos verticalmente, en la hoja. Esto es lo que debes hacer:
Resalte todas las celdas en Doc1, INCLUIDAS las que tienen las fórmulas countif. Si hay 10 filas en el documento, resaltará 10 filas y tantas columnas como sea necesario para incluir sus fórmulas de cuenta. Copia tu selección. El área de selección tendrá una línea discontinua alrededor.
Pegue la selección inmediatamente debajo de la línea punteada. Presione Esc para resaltar todo, luego seleccione el documento 1 y el documento 2 como un solo bloque, cubriendo todo, desde la primera fila del documento 1 hasta la última fila del documento 2. Cuando pegue esto, ahora tendrá 4 documentos. Seleccione esos 4 y péguelos para hacer 8. Repita el proceso para que 8 se convierta en 16, 16 en 32, etc.
Método alternativo: presione Ctrl + fin para encontrar la última celda en la hoja de trabajo. Si la última celda NO es la celda inferior derecha del documento, elimine las filas y columnas y guarde el documento para que así sea. De esta manera, puede hacer clic en la celda superior izquierda en el documento 1, luego presionar Ctrl + fin para resaltar todo en la celda inferior derecha del documento inferior. Luego copie / pegue y repita.
Espero que ayude.