¿Qué soluciones de seguimiento de tiempo hay en el mercado?
Así que hemos llegado a la conclusión de que necesitamos rastrear nuestras horas de trabajo. La idea de que las personas tienen que completar el tiempo que pasan manualmente al final del día se descartó de inmediato. Estábamos convencidos de que tenía que ser un proceso automático.
Hemos llegado a la conclusión de que necesitábamos una herramienta que pudiera rastrear automáticamente las horas de trabajo e indicar de alguna manera el tiempo de seguimiento dentro de la tarea. En otras palabras, se suponía que esa herramienta estaba sincronizada con nuestro sistema de gestión de tareas. Por lo general, usamos Jira para ese propósito, pero también trabajamos con algunos clientes que usan otros sistemas como Asana o incluso Trello para administrar tareas.
Otro obstáculo que tuvimos que superar fueron las variaciones del sistema operativo en la empresa. Supongo que es una práctica común para los desarrolladores usar Windows, Mac o Linux, y la herramienta de seguimiento tuvo que funcionar bien en todos y cada uno de ellos.
Elegir la herramienta de gestión de tiempo adecuada
Afortunadamente, hoy en día tenemos una larga lista de herramientas de seguimiento del tiempo y todo lo que necesita es seleccionar la aplicación que mejor se adapte a sus necesidades, lo que también puede ser un desafío.
Nuestra primera opción fue la herramienta Hubstaff. Esta herramienta tenía todo lo que necesitábamos:
- Un cliente para todos los sistemas operativos populares: Windows, Linux y Mac.
- Capacidades de integración con los sistemas de seguimiento de tareas más populares.
- La capacidad de mostrar la actividad del empleado y las capturas de pantalla por hora.
- Soporte de proyectos, sprints y tareas.
- Buenos informes.
Las funciones de seguimiento de tiempo de Hubstaff le permiten monitorear el desempeño de cada miembro del equipo por sus niveles de actividad y productividad. También le permite monitorear qué aplicaciones y sitios web usan y visitan sus empleados cada día, lo que le ayuda a eliminar las distracciones de los empleados y comprender exactamente en qué está trabajando su equipo y cuánto tiempo pasan en cada tarea.
También puede crear nuevos proyectos y administrar tareas sin ningún sistema externo de administración de tareas. Será un proyecto interno, pero su equipo podrá realizar un seguimiento de su tiempo en las tareas y puede utilizar informes para analizarlo.
Por lo tanto, esta aplicación tenía todas las características que queríamos, pero en el momento en que comenzamos a integrar el seguimiento del tiempo en nuestra rutina diaria, la aplicación estaba un poco defectuosa y el problema principal para nosotros era la imposibilidad de agregar tiempo manual en una tarea específica.
¿Por qué fue esto tan importante para nosotros? La razón es nuestra herramienta de gestión de tareas: Jira. Como mencioné antes, todo el tiempo registrado tenía que estar asociado con las tareas asignadas para permitir que un gerente de proyecto controlara y administrara el proyecto.
Todos los proyectos en Jira están vinculados a la herramienta de seguimiento del tiempo y, al final del día, todas las horas seguidas aparecen en Jira. Entonces, un gerente y todos los miembros del equipo pueden ver cuánto tiempo realizan un seguimiento de cada tarea en relación con la tasa estimada original. Es realmente útil para controlar todo el proceso de desarrollo y completar nuestros proyectos a tiempo.
Como gerente de proyecto, también puede controlar la línea de tiempo del proyecto utilizando el informe de uso del tiempo de Jira, donde puede ver todas las tareas (incluidas las tareas cerradas) y comparar la relación de tiempo estimada y rastreada.
Pero esto se trata más de Jira, así que volvamos a nuestra herramienta de seguimiento del tiempo. Hemos trabajado durante algún tiempo con Hubstaff y fue realmente genial con el seguimiento del tiempo y el control de los equipos, pero tuvimos algunas actividades imposibles de rastrear, como discusiones y reuniones, que, sin embargo, tuvieron que rastrearse.
Como mencioné antes, Hubstaff no nos permitió agregar ninguna edición manual de tiempo de tareas. Intentamos solucionarlo hablando con su apoyo, pero esto fue sin éxito. Además, teníamos algunos clientes con sus propios sistemas de gestión de tareas y, finalmente, terminamos con varias instancias de Jira para cada cliente. En ese momento, tales integraciones eran defectuosas y nos hicieron perder sincronizaciones de tiempo con Jira en algunos casos. Es por eso que comenzamos a buscar alternativas.
Las ventajas de la solución Time Doctor
Después de dedicar un tiempo al estudio comercial, encontramos una herramienta con las mismas capacidades pero con más apoyo, así que decidimos probar. Esa herramienta fue Time Doctor. Tampoco tenía la capacidad de rastrear el tiempo manual en las tareas, pero el soporte nos aseguró que lo agregarían y lo hicieron. Time Doctor tiene un cliente para todos los sistemas operativos primarios donde puede ver todas sus conexiones, proyectos y tareas asignadas.
Time Doctor admite la integración con todos los principales sistemas de gestión de tareas. Cambia el estado de la tarea a “En progreso” cuando comienza a rastrear su tiempo de trabajo en la tarea, para que el gerente y el equipo puedan ver qué tareas están en progreso.
Todo el tiempo de seguimiento se exporta a Jira de la misma manera que lo hace la herramienta Hubstaff. El diseño puede no ser tan elegante como el de Hubstaff, pero tiene todo lo necesario. Un administrador puede ver qué aplicaciones usan los miembros del equipo y cuánto tiempo dedicaron a ellas.
Es realmente fácil ver todas las capturas de pantalla de los escritorios de los empleados y obtiene las pantallas de todas las pantallas.
Hay un sólido sistema de informes en Time Doctor con capacidades flexibles para la gestión de equipos.
Si no tiene mucho tiempo para entrar en las complejidades de esos filtros, aún puede controlar el tiempo de seguimiento de su equipo utilizando informes de correo electrónico diarios y semanales. Usar esos informes es pan comido.
Recibirá los informes por correo electrónico y la información estará disponible de inmediato sin necesidad de redireccionamiento. Si ve que alguien ha pasado un tiempo insuficiente, puede discutir el motivo con el trabajador específico y resolver el problema sin demora.
Cómo el trastorno por déficit de atención afecta la productividad
Bueno, obviamente no de manera positiva. ADD es un marcador de nuestro tiempo. La gente promedio como nosotros, revisa su teléfono una vez cada 12 minutos. Muchas veces esto ni siquiera implica notificaciones automáticas, lo que significa que somos adictos a las distracciones.
De vez en cuando, está totalmente bien reenfocarse y tener uno o dos minutos para reiniciar y volver a trabajar con una nueva perspectiva. Sin embargo, el problema es cuando no podemos comprometernos completamente con la tarea que estamos resolviendo solo porque tenemos todas estas cadenas que conducen a varios perfiles de redes sociales y fuentes de contenido que surgen a nuestro alrededor.
¿Puede algún tipo de herramienta luchar contra eso y aumentar la productividad sin hacer que un empleado sea miserable en el camino? Cuando comenzamos, nuestro CEO estaba obsesionado con crear un ambiente de confianza y comodidad. Muchos de los logros de esa política, todavía estamos disfrutando de los beneficios de. Sin embargo, la productividad no siempre se basa en lo interno. Tiene que ser iniciado por factores objetivos.
Descubrimos que el tiempo de seguimiento es objetivo para todos nosotros. ¿Puede esa herramienta de seguimiento del tiempo ser un amigo constante que le recuerda de una manera amigable que tal vez se adhiera a sus tareas mientras está encendida? Seguro. No prohibimos las distracciones a menos que se realice a un ritmo que satisfaga a nuestros clientes. El problema es cuando el mecanismo de control interno no es suficiente.
Time Doctor hace un gran trabajo al hacer ambas cosas: proporciona un “golpe” amistoso y deja que los gerentes sepan qué es exactamente lo que molesta a los empleados para que se distraigan mientras trabajan en la tarea activa. O tal vez esto podría ser una acción totalmente descontrolada que podría indicar otro problema. De todos modos, siempre es saludable que un gerente superior conozca los problemas de sus empleados. Time Doctor es realmente un terapeuta capaz de hacer un análisis ético.
Nuestro flujo de trabajo de Time Doctor
Como empresa de desarrollo de software, tenemos decenas de enfoques para administrar los proyectos de nuestros clientes. Definitivamente podemos distinguir un par de estrategias principales que la mayoría de nuestros clientes aprecian. Entre estos se encuentran el tiempo, el material y el precio fijo . Estos dos son los enfoques más populares y los clientes suelen estar familiarizados con las complejidades de ambos. Aunque son completamente opuestos, están unidos por una cosa: en ambos casos, es necesario controlar el tiempo dedicado . Permítanos demostrar cómo lo hacemos en nuestra empresa y cómo Time Doctor nos ayuda con eso.
- El cliente comparte sus ideas un tanto formalizadas o simplemente lanza a nuestro gerente de proyecto.
- Luego viene la discusión y la consideración profunda de la idea de alto nivel y algunos detalles. Al final de este proceso, el gerente del proyecto debe conocer todos los detalles y estar listo para explicarlos al equipo.
- Después de eso, el gerente del proyecto forma cada característica en una tarea o un grupo de tareas y las comparte con el equipo.
- El equipo estima cada tarea en términos de los esfuerzos que se realizarán y el tiempo que se dedicará. La precisión de esta estimación determina la dinámica de todo el proyecto.
- Luego, el gerente del proyecto evalúa los riesgos y realiza ajustes a las estimaciones del equipo y los remite al cliente para su aprobación.
Mis características más queridas:
- Time Doctor Client . Tiene una función incorporada que nos ayuda a deshacernos de las distracciones comunes que afectan la productividad. Cuando las personas comienzan a dedicar tiempo a todo tipo de cosas adictivas, como revisar el feed de Facebook, Twitter o simplemente chatear, Time Doctor le preguntará si todavía está involucrado en la tarea. Además, una vez instalado en una computadora, Time Doctor registrará lo que el usuario está haciendo durante las horas de trabajo.
- Imágenes de Time Doctor . Creo que es una característica asesina de Time Doctor. Ayuda a resolver muchos conflictos con los clientes y nuestro equipo. Como gerente, puedo estar seguro de que mi equipo se está centrando en las tareas relevantes. Siempre tiene todas las pruebas de que ha estado trabajando en las tareas del proyecto del cliente y no está jugando juegos y demás. Sus clientes podrán acceder a todas las capturas de pantalla de su jornada laboral, que pueden ser la evidencia en caso de una situación de conflicto, que la tarea requirió tanto tiempo como usted le dedicó.
- Informes diarios y semanales por correo electrónico . Esta característica es realmente impresionante y ahorra mucho tiempo para un gerente. Puedo controlar fácilmente al equipo simplemente mirando los informes en el correo electrónico. Es una forma fácil y segura de administrar el tiempo y le permite controlar a su equipo sin molestar a los miembros del equipo con informes. Permítales hacer lo que mejor saben hacer: actuar. Time Doctor cubre el resto.
- La capacidad de otorgar acceso al sistema a un cliente . Algunos de nuestros clientes quieren controlar cada centavo y tienen derecho a ello. La mejor manera de garantizar la transparencia, en ese caso, es proporcionar capturas de pantalla e informes de sus proyectos. Time Doctor permite a los clientes administrar su acceso y controlar su proyecto específico. Además de eso, estamos seguros de que nuestros clientes no podrán acceder a las capturas de pantalla de nuestros otros proyectos.
- Sitios y aplicaciones que utilizan informes y notificaciones . Time Doctor Client tiene una gran característica para ayudarlo a deshacerse de las cosas inútiles que pueden afectar la productividad de los empleados. Cuando comienzan a pasar tiempo en sitios web externos, Time Doctor le preguntará si todavía está trabajando. Además, un administrador obtendrá el informe de uso de la web y la aplicación , donde podrá ver todos los sitios web y aplicaciones que se han utilizado durante las horas de trabajo.
- Integraciones de Time Doctor . Esto es realmente impresionante. Puede integrar su cuenta con soluciones populares de administración de tareas como Jira o Asana. En nuestra empresa, tenemos varias instancias de Jira conectadas, debido al hecho de que algunos de nuestros clientes tienen sus propios y personalizados sistemas de gestión de tareas.
- Trabajando con estados . Time Doctor mueve las tareas en las que está trabajando a un estado adicional ( en progreso , en nuestro caso) para que su equipo pueda ver las tareas que se están llevando a cabo mientras está sucediendo.
- Soporte rápido y receptivo . El equipo de Time Doctor siempre ha estado implementando rápidamente todos nuestros requisitos específicos. Siempre están listos para responder cualquier pregunta 24/7.
Conclusión
Actualmente, hemos elegido a Time Doctor como nuestra principal herramienta de seguimiento del tiempo y a Jira como nuestra principal herramienta de gestión de tareas, y las dos funcionan bien en pareja. Jira envía tareas activas a Time Doctor y Time Doctor envía el tiempo rastreado a Jira.
Creo que este es un enfoque increíble y útil que nos permite controlar el equipo y el proyecto sin problemas. Contamos las horas rastreadas en facturas mensuales para nuestros clientes con proyectos base y materiales. Nuestros clientes también tienen la capacidad de ver el tiempo de seguimiento y las capturas de pantalla del equipo en sus proyectos para garantizar una total transparencia y honestidad.
Por nuestra parte, estamos absolutamente seguros de que nuestro cliente no podrá ver el tiempo y las capturas de pantalla de otros proyectos, propiedad de otros clientes porque Time Doctor tiene un excelente sistema de administración de usuarios. Además, algunos de nuestros desarrolladores no tienen un salario fijo, pero les pagamos por el tiempo registrado en los proyectos. Corta muchas dificultades en nuestra gestión y realmente motiva a los desarrolladores. Time Doctor hace que nuestro trabajo sea fácil, eficiente y transparente para nuestros clientes.