Mi amiga Jane dirige una tienda de regalos que atiende a los residentes de nuestro pequeño pueblo. Normalmente, mantiene una mezcla de listas de papel y hojas de cálculo para rastrear su trabajo y entregas durante una determinada semana y envía correos electrónicos o llama al personal de entrega para asignarles trabajo. Sin embargo, con una creciente base de clientes, a Jane le resulta cada vez más difícil mantener / actualizar estas listas y asignar / rastrear su trabajo utilizando los métodos actuales. También le resulta difícil rastrear las actualizaciones de estado en todas sus entregas que se retrasan o se pierden y sus clientes leales ahora están buscando alternativas. Necesita algunas recomendaciones rápidas y rápidas.
Por favor, dile a Jane …
Parte de su problema es que sus datos se encuentran en demasiadas fuentes. Ella necesita elegir un método y seguirlo. Sugeriría abandonar la idea de guardar cualquier cosa en una hoja de papel. Se puede perder.
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Se requiere disciplina. Se requieren procedimientos. Claro, Jane podría ser una tienda de una sola mujer y le pueden gustar las cosas flojas , pero la realidad es que sin estos dos elementos, la integridad de los datos puede verse fácilmente comprometida.
Puede hacer un seguimiento de las cosas en las hojas de cálculo, pero tiene sus limitaciones, especialmente si no es experto en cómo usarlas. He sido un usuario de Excel desde hace mucho tiempo y son muchos predecesores y me sentiría muy cómodo haciendo lo que Jane está haciendo en una hoja de cálculo, hasta cierto punto (que abordaré más adelante).
Contrata a un genio de Excel por un día y haz que rediseñen con qué está trabajando. Se pueden hacer todo tipo de cosas para rastrear excepciones, que es lo que Jane necesita. Puede poner declaraciones = IF para marcar si los envíos están atrasados. En esta columna, una fórmula realiza una predicción basada en tres factores:
- El día de hoy
- Fecha de Entrega Estimada
- Fecha de entrega real
Esencialmente, dice que si la fecha de entrega no se completa, y si la fecha de entrega esperada es menor que la fecha de hoy, coloque un mensaje de excepción en la Columna A. Si no se cumple ninguno de esos criterios, deje la columna en blanco.
Este es un ejemplo (entre muchos) que ayudaría a Jane a administrar mejor su negocio. No es posible que estés hurgando en trozos de papel o buscando una hoja de cálculo grande y larga (miles de filas de largo) para manejar excepciones (es decir, cosas que requieren tu atención). La gestión de excepciones debe ser concisa y fácil de leer. Si Jane tiene cuatro problemas, se los debe informar a todos en las primeras líneas de esta hoja de cálculo.
Sin embargo, eso requiere un cierto nivel de habilidad en Excel, uno que Jane (o la mayoría de las personas) no tiene. Jane necesitará a alguien que la ayude a establecer una infraestructura de mantenimiento de registros que sea fácil de usar y que funcione bien para su negocio en particular. Yo diría que el trabajo de un día debería hacerlo.
