Uno realizaría las siguientes tareas:
1. Definir los objetivos para el sistema de software de gestión de proyectos.
2. Definir criterios para evaluar la medida en que se cumplieron los objetivos.
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3. Desarrollar sistemas de software de gestión de proyectos candidatos.
4. Aplicando los criterios anteriores, evalúe cada uno de los sistemas de software de PM candidatos. Por lo general, los criterios se pueden dividir en factores técnicos y factores funcionales.
Mi firma de consultoría realizó un compromiso hace aproximadamente 16 años para ayudar a una gran oficina de campo de la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. A evaluar y seleccionar un sistema de software de gestión de proyectos. Nuestro proyecto incluyó (1) evaluar los sistemas de software de PM candidatos; (2) desarrollar recomendaciones para el sistema de software de PM preferido; (3) desarrollar un procedimiento operativo estándar sobre cómo utilizar el nuevo software PM; y (4) capacitar al personal del cliente en el desempeño de las tareas de MP y el uso del software de MP recomendado. Además, facilitamos una reunión de 2 días del personal del cliente para planificar una cartera de proyectos de investigación de varios años.
A continuación se presentan algunos de los criterios técnicos y funcionales que utilizamos para evaluar los sistemas de software de PM candidatos. Como esto fue hace varios años, esto debería actualizarse y adaptarse a la tecnología actual y los requisitos actuales de gestión de proyectos. Este enfoque también se puede utilizar para evaluar otros tipos de software.
Criterios técnicos
1. Operar en el entorno actual del sistema operativo.
2. Opere con las principales redes compatibles.
3. Proporcionar capacidades de grupo de trabajo.
4. Tener un costo razonable.
5. Sea fácil de usar.
6. Permitir la integración en Lotus Notes / Domino.
Criterios Funcionales
1. Estructura de desglose del trabajo de soporte.
2. Permitir múltiples usuarios y tareas.
3. Apoyar la estimación y asignación de recursos.
4. Proporcionar diagramas Gantt mecanizados y presentación tabular de tareas y horarios.
5. Soporte de seguimiento de proyectos y actualización de horarios.
6. Permitir múltiples fechas de finalización de tareas (planificadas y peores casos).
7. Apoyar la nivelación de recursos (tiempo del personal) en múltiples proyectos.
8. Apoyar el análisis de un cambio dado (por ejemplo, cambiar el tiempo asignado de un miembro del personal contribuyente) sobre los proyectos afectados.
9. Permitir información narrativa del resumen del proyecto.
10. Permitir la determinación de la ruta crítica.
