Entonces, en realidad es mi trabajo revisar y enseñar a las personas cómo usar el software de contabilidad en línea. Tengo muchos artículos y videos que se pueden ver gratis, así que he compilado una guía rápida de artículos que creo que lo ayudaría a elegir el “mejor” software de contabilidad.
¿Debería elegir el software de contabilidad en línea?
En primer lugar, en línea no es para todos, pero en general, esto es lo que aconsejo (¡tengo un gran sesgo hacia el software de contabilidad en línea, por supuesto!)
Nuevos negocios
- Conéctese, a menos que no pueda encontrar las capacidades allí, luego vaya al escritorio
Empresas existentes con software de contabilidad de escritorio
- Si colaboras con otros, entra en línea
- Si tiene que comprar un nuevo software, vaya en línea
- Si perder sus datos lo asusta, vaya en línea
- Si desea que su software de contabilidad funcione con otro software, conéctese en línea
- Todo lo demás, quédate en el escritorio
El software de contabilidad en línea y de escritorio tiene conjuntos de características diferentes. En línea es mejor en algunas cosas (como colaboración, copias de seguridad automáticas, complementos y acceso en cualquier momento / lugar) mientras que el escritorio es mejor en otras cosas (control sobre copias de seguridad, software más rápido / más potente, capacidades más nativas (integradas), y menos costos). Pero la tendencia es que todo está en línea, así que creo que es mejor comenzar allí si puedes.
Tengo un artículo sobre cómo cambiar de escritorio a en línea (¿Cambiar a software de contabilidad en línea? Las cosas clave que debe saber).
¿Qué tipo de negocio eres?
Averigua si eres una micro o pequeña empresa.
Las microempresas son solopreneurs (propietarios / operadores), empresas con poco personal, ventas por debajo de $ 100,000. Empresas con clientes a los que factura principalmente en función del tiempo, por lo que empresas como fotógrafos, consultores y autónomos. O en otras palabras, empresas basadas en servicios.
Las pequeñas empresas pueden incluir microempresas (solopreneurs) pero se adaptan mejor a las empresas con 5-25 empleados y más de $ 100,000 en ventas. Empresas que venden productos, ya sean digitales o físicos. El software puede manejar mejor los volúmenes de transacciones más altos y tiene complementos que ayudan a lidiar con cosas como inventario, POS (punto de venta), comercio electrónico y nómina. Así que se trata de negocios minoristas, empresas físicas, negocios que venden en línea a través de lugares como Amazon, Ebay o Shopify, y negocios con más de unos pocos empleados. El software de contabilidad para pequeñas empresas también incluye herramientas y soporte para profesionales de contabilidad.
Si usted es una pequeña empresa más grande, es posible que deba buscar software empresarial como NetSuite o Intacct, pero no voy a esas soluciones de software.
Estas son pautas rápidas hechas por mí, así que no las tomes demasiado literalmente. Está destinado a ser un marco fácil desde el cual comenzar a explorar.
Un artículo completo que discute los tipos de negocios / software es (Tipos de software de contabilidad en línea, ¿cuál debe usar? – QuickBooks y más allá).
¿Qué software de contabilidad elegir?
La mayoría de las empresas conocen QuickBooks, por lo que es una opción para consultar, pero también hay muchas otras opciones. Iré de aproximadamente menos complejo a más complejo.
Tengo la serie completa de revisión de videos en Youtube (Revisiones de software de contabilidad en línea) que va más allá de las simples listas de pros y contras a continuación.
Software de facturación – FreshBooks – desde $ 19.95 al mes
Pros
- Realiza la facturación realmente bien, desde su portal de clientes, hasta las opciones de procesador de pagos, hasta la facturación de gastos y tiempo
- Amigable y fácil de usar
- Las aplicaciones web y móviles son igualmente capaces
Contras
- Es un software de facturación, no un software de contabilidad, por lo que no podrá producir informes verificados y precisos de ganancias y pérdidas y balance.
- Falta la funcionalidad de gastos (no hay cuentas por pagar)
- No hay conciliación bancaria, no es contabilidad de acumulación, no hay cuentas de activos, pasivos o patrimonio
Software de contabilidad para microempresas – Wave – Los conceptos básicos son gratuitos, pagan extras como procesamiento de pagos, nóminas y soporte premium
Pros
- Es gratis, ¡eso es bueno!
- La funcionalidad de facturación (tanto en la web como en aplicaciones móviles) es buena y su procesamiento de pagos con Stripe es muy fácil de configurar y usar
- Su nómina integrada (costo adicional) es buena para las empresas que tienen algunos empleados, cuyas necesidades de nómina no son complicadas
Contras
- La forma en que se procesan las transacciones, a través de su página Transacciones, puede ser un poco confuso
- Si bien tiene una función de reconciliación, las herramientas en otro software son más fáciles de usar
- No hay mucho en el camino de la automatización, por lo que es mejor para las empresas de menor volumen de transacciones.
Software de contabilidad para microempresas – Kashoo – $ 49 al año (~ $ 4 al mes) para solopreneurs, $ 199 al año (~ 17 al mes) para negocios multiusuario
Pros
- El software más fácil de recoger (en mi humilde opinión), ya que la mayoría de las entradas que haría una pequeña empresa pueden ocurrir desde el tablero
- Contabilidad profesional amigable, ya que los formularios de inscripción son flexibles (no hay muchas limitaciones de acceso), el plan contable se manipula fácilmente y hay un registro de actividad (seguimiento de auditoría)
- La aplicación iOS (iPad y iPhone) es la más completa de todos los programas mencionados aquí.
Contras
- Sin facturación en línea o procesamiento de pagos
- No hay suficiente automatización en la página de Banca (conciliación bancaria), por lo que no es excelente para negocios de mayor volumen de transacciones
- Los documentos solo se pueden adjuntar a través de la aplicación iOS
Software de contabilidad para micro y pequeñas empresas – Zoho Books – $ 24 por mes
- Una gran cantidad de funcionalidades incluidas, incluido el inventario, los pedidos de compra y venta, y el seguimiento del tiempo
- La API (interfaz de programación de aplicaciones) se utiliza para ejecutar toda la aplicación web (según me han dicho), lo que significa que los desarrolladores tienen un excelente acceso a los datos. Importar / exportar datos a través de hojas de cálculo también es muy bueno
- Si ya está utilizando otros productos Zoho, entonces este es otro buen producto en el ecosistema
Contras
- Si bien es rico en funciones, parece que el desarrollo se apresuró en algunos aspectos, por lo que las funciones no están tan bien pensadas / funcionales como las que se encuentran en otro software
- El producto no es tan conocido como QuickBooks Online o Xero, por lo que no hay muchos recursos externos o complementos que lo rodeen
- Su precio es apropiado para su conjunto de características, pero es lo suficientemente alto como para que la gente quiera ir con un software más establecido como QuickBooks Online o Xero.
QuickBooks Online: desde ~ 9 al mes (realmente depende de dónde vivas, qué promoción obtengas y qué versión elijas. Para el conjunto de características promedio, esperaría que pagues aproximadamente $ 30 al mes)
Pros
- La interfaz (modificada durante 2013/2014) es mucho más útil / amigable (en mi humilde opinión) y facilita la entrada y el acceso a los datos. El flujo de trabajo para lidiar con escenarios contables comunes, como gastos facturables, créditos, depósitos por lotes, por ejemplo, es inteligente y está bien pensado
- QuickBooks Online tiene muchas versiones localizadas (que pueden ser una estafa, dependiendo de dónde se encuentre), lo que significa que está ajustado para países específicos
- Si bien no es exactamente como la versión de escritorio, se transfiere una gran cantidad de capacitación / conocimiento de escritorio, por lo que si tiene QuickBooks antes, no debería ser demasiado difícil de aprender después de unas horas
Contras
- El ecosistema de complementos no está tan desarrollado como Xero (aunque esto puede cambiar desde que QuickBooks Online abrió mucho su API en 2013)
- Parece que cuando ingresa a QuickBooks Online, también debe usar Intuit para obtener capacidades adicionales (en lugar de tener buenas opciones de terceros) como Intuit Payroll e Intuit Payments
- Para usuarios avanzados, no es tan capaz como la versión de escritorio y no es tan abierto / configurable como Xero
Xero: desde $ 9 al mes (pero, como QuickBooks Online, espera pagar de $ 30 a $ 40 por el conjunto de características promedio)
Pros
- Fuerte ecosistema complementario, la mayoría del software global (gracias en parte a su moneda múltiple), y tiene un enfoque abierto a las integraciones, el acceso a los datos y la configurabilidad del usuario
- La reconciliación bancaria es la mejor, en términos de ser visualmente fácil de usar, automatización (sus algoritmos son los mejores), personalización (puede crear su propio conjunto complejo de reglas) y categorización masiva (sus funciones de codificación de efectivo son como usar un poder hoja de cálculo)
- Cuando tienen una función, generalmente es bastante buena (archivos adjuntos y conciliaciones bancarias, por ejemplo)
Contras
- No tiene algunas características que cree que habrían dado el nivel de complejidad de su software y el tiempo que ha estado en el mercado (como inventario básico o tiempo y gastos facturables)
- De todo el software mencionado, es el más difícil de aprender (de nuevo, en mi humilde opinión). No diré que es difícil de usar, y tienen excelentes materiales de soporte (tanto escritos como de video), pero diría que vale la pena pasar medio día al menos para comprender cómo usar mejor el software.
- Si bien es posiblemente el software de contabilidad en línea número dos más popular (dependiendo de las métricas que elija), todavía hay poca conciencia de Xero en los Estados Unidos (que es el mercado masivo cuando se trata de países de habla inglesa)
¡Más!
Si tiene preguntas sobre cualquiera de los programas, responderé cualquier pregunta que pueda.
He tratado de proporcionar suficiente información (con los videos y leer los artículos) para que pueda elegir qué software se adapta mejor a su negocio. Creo que el mejor consejo que puedo dar es reducir sus opciones, y luego darle una ejecución de prueba gratuita al software, usando una dirección de correo electrónico que no sea la principal (la razón es que si decide usar el software, hay no es una manera fácil de restablecer sus datos, por lo que no desea utilizar su dirección de correo electrónico principal para sus pruebas).
También debo mencionar que las reseñas están muy centradas en los EE. UU. (Soy canadiense, pero tengo que enfrentar el hecho de que el mayor mercado de pequeñas empresas de habla inglesa es EE. UU.). Entonces, podría ser que donde vives (como el Reino Unido, por ejemplo), hay un software que no he revisado que sería bueno para tu negocio.
Para los profesionales de contabilidad que desean comprender los detalles esenciales de cómo se compara el software entre sí, tengo un ebook (Software de contabilidad en línea: encontrar la coincidencia correcta) lleno de matrices de comparación.
