¿Qué software de gestión de tareas utiliza en TI? ¿Por qué?

Utilizamos el software de gestión de proyectos basado en la nube Easy Projects en nuestro departamento de TI. Como el departamento de TI generalmente se considera el más ocupado con múltiples solicitudes que llegan todo el tiempo, el software debe ser fácil de usar y con tanta funcionalidad simple como sea necesaria para ahorrar tiempo. Estas son las herramientas que más ayudan a facilitar el proceso de gestión de proyectos de TI:

1. A través de su opción Centro de actividades, puede crear una cantidad ilimitada de tareas con cualquier nivel de jerarquía y verificar el estado, el progreso, la duración y el estado de sus proyectos, todo en una sola ventana. También puede agregar y editar tareas cuando lo desee.
2. Con formularios personalizados, puede aceptar fácilmente solicitudes de cambio o proyectos nuevos desde un formulario en línea simple, que es una herramienta muy útil, en mi opinión, ya que los cambios ocurren con tanta frecuencia en el departamento de TI.
3. También hay una herramienta fácil para adjuntar archivos en el software a la que cualquier miembro del equipo puede tener acceso.
4. A través de esta herramienta de simulación y presentación de informes de carga de recursos, usted, como gerente de proyecto, puede ver fácilmente cuáles de los empleados están disponibles en este momento o, por ejemplo, en dos meses para el proyecto dado, lo que le ahorrará tiempo en la planificación de recursos
5. El portal de invitados también es una de las herramientas más valiosas que les permitirá a sus partes externas (partes interesadas, clientes u otros departamentos dentro de su empresa) ver y seguir todo el progreso.

Estamos utilizando Atlassian JIRA para gestionar proyectos de desarrollo de software. Hay muchas razones, muchas también son históricas, ya que lo estamos usando durante muchos años, pero:

1. Producto sólido establecido con muchos complementos de terceros
2. Nube (que usamos ahora) y versiones alojadas (que usamos antes)
3. Muy flexible y personalizable (no siempre es fácil)
4. Familiar para la mayoría de los desarrolladores y muchos clientes
5. Atlassian tiene otros proyectos que se integran muy bien con JIRA: Hipchat, Bitbucket, etc.
6. Soporte inmediato para el proceso de desarrollo ágil (Scrum, Kanban) pero también puede usar cualquier otro proceso que desee
7. Configuración de seguridad muy flexible, permisos a nivel de problema
8. Flujo de trabajo configurable por proyecto (Open-> In Progress-> Done) y tipos de problemas (error, función, historia, etc.)
9. Precios correctos

Para tareas administrativas y todo lo que no está relacionado con proyectos de desarrollo, solíamos usar Asana, pero cambiamos a Metatask para intentar tener procesos comerciales más ágiles para las tareas administrativas habituales, como organizar viajes de negocios, contratar, incorporar, comprar cosas, solicitar vacaciones, etc.

Y algunas otras herramientas que no están relacionadas con las tareas pero que son útiles si ejecuta una empresa de TI mediana:

Recruiterbox: la mejor herramienta para rastrear a los solicitantes y tener un proceso de contratación muy ágil desde el abastecimiento hasta la realización de entrevistas y la decisión de contratar.

Turbina: herramienta muy simple para administrar gastos, vacaciones, tomas de fuerza, compras.

Utilizo el software de gestión de proyectos W3B (Descripción general de la gestión de proyectos W3B – Soluciones de gestión W3B)

La razón por la que uso este es porque funciona con los Clientes (CRM) y con las facturas. Entonces, puedo administrar las tareas y el proyecto, vincularlos con los clientes y luego recopilar las horas y enviar las facturas. Es como “todo en un solo lugar”.

Para las empresas que solo necesitan mantener registros de tareas también es bueno. Pero sobre todo para las empresas de servicios funciona mucho mejor. Las empresas de servicios, por lo general, tienen 3 departamentos: ventas (crm), Proyectos (PM) y Facturas. En realidad, es fácil para la contabilidad recopilar las horas de un avión y pasarlas a una factura, en el mismo lugar (sin cambiar los softwares).

Para proyectos complicados (hitos de proyecto) también funciona, W3B tiene diagramas de Gantt e hitos. Entonces … fácilmente puede agregar el proyecto y luego todas las tareas, agrupadas por hitos. Al final, para la alta gerencia, extraerá gráficos / informes.

Le brinda informes grupales por clientes, empleados y días. Esos informes pueden exportarse como PDF y adjuntarse a las facturas. En el caso de que facture en función de los incrementos de tiempo, puede ajustar automáticamente el tiempo hacia arriba y hacia abajo, antes de exportar los informes del pdf.

En la industria de TI, los equipos de proyecto están formados por programadores, diseñadores, gerentes, consultores, etc. Bueno, eso está bien, pero el precio por hora cobrado es diferente, ¿verdad? Entonces, cuando recolecta esas horas y prepara las facturas, le gustaría saber cuánto debe cobrar. W3B tiene una buena característica, llamada Tipo de trabajo. Eso significa que preestablecerá un precio por hora para cada tipo de trabajo (codificación, diseño, consultoría, etc.). Luego, según esa configuración, los informes mostrarán los costos asociados.

Suscriptores … también es una buena característica, le gustaría mantener a todos informados sobre el progreso del proyecto. Los suscriptores reciben notificaciones cuando alguien publica un comentario, solicita detalles o simplemente dice lo que se hizo.

Muchas otras funcionalidades están disponibles en el W3B, eche un vistazo, Descripción general de la gestión de proyectos de W3B – Soluciones de gestión de W3B

Cuando comenzamos a buscar una herramienta de gestión de proyectos hace 6 años, no había nada en el mercado que se ajustara a nuestros requisitos. Así que hemos desarrollado una herramienta propia y la hemos estado utilizando y vendiendo desde entonces.

Eylean Board es una herramienta intuitiva de gestión de proyectos ágil que rompe la brecha entre TI y el resto de la empresa, lo que se logra mediante la creación de una integración bidireccional con Team Foundation Server. Por lo tanto, el equipo puede tener todos los elementos de trabajo de TFS representados en un entorno más comprensible y más fácil de usar.

Dicha integración permite que los miembros del equipo técnico y no técnico coexistan en el mismo lugar y colaboren de manera más efectiva hacia el mismo objetivo.

La herramienta se basa en una junta de administración de proyectos que contiene las tareas y subtareas del equipo. Además de las notificaciones importantes, la información de seguimiento del tiempo y la ocupación del equipo. Los detalles de la tarea contienen información adicional, como descripción, categoría, fecha de vencimiento, estimación, archivos adjuntos, comentarios y más. Las tareas se mueven y rastrean simplemente arrastrándolas y soltándolas en el tablero. Y varios informes están disponibles para seguir el progreso. Los equipos pueden elegir entre Agile, TFS y otras plantillas preparadas, modificarlas o crear las suyas propias.

Esto hace que Eylean Board sea una gran extensión para los equipos de TI y una excelente opción de colaboración para equipos mixtos.

Utilizamos la Gestión de tareas para equipos: MeisterTask.

Historia de fondo rápida:

Somos un desarrollador de aplicaciones de productividad basadas en la web y nuestro producto estrella es una herramienta de mapeo mental y lluvia de ideas que se puede usar en colaboración. Muchos de nuestros clientes usan la herramienta para planificar proyectos visualmente, por lo que pronto hubo una gran demanda de funcionalidad de administración de tareas dentro de ella.

Sin embargo, no queríamos sobrecargar nuestra herramienta de mapeo mental con características, por lo que pensamos en crear una integración con una aplicación de administración de tareas existente. Sin embargo, después de analizar docenas de aplicaciones en el mercado, finalmente decidimos crear nuestra propia herramienta que cubriera todas las necesidades de nuestros clientes y las nuestras.

Para resumir, hemos estado utilizando esta herramienta, MeisterTask, internamente durante casi 3 años y la lanzamos públicamente en 2015. La utilizamos en todos los departamentos: atención al cliente, marketing, ventas, recursos humanos y, por supuesto, desarrollo.

¿Por qué lo usamos?

Porque tiene todo lo que necesitamos. Porque es simple, rápido, hermoso y divertido para trabajar. Porque es completamente personalizable y se adapta a los flujos de trabajo individuales de cada departamento. Porque nos ayuda a trabajar de manera más consistente y eficiente. Y porque se integra perfectamente con otras herramientas que utilizamos, desde Dropbox hasta Zendesk y desde GitHub hasta Google Calendar.

Por supuesto, su integración más importante, desde nuestro punto de vista, es la de nuestro producto insignia MindMeister: mapeo mental y lluvia de ideas en línea, que nos permite pasar directamente de la lluvia de ideas a la ejecución. Puede ver el flujo de trabajo que usamos durante la mayoría de nuestras reuniones aquí:

Me gustaría mencionar ProofHub aquí. Es un software de gestión de proyectos y tareas que le ayuda a planificar, colaborar, organizar y entregar proyectos. ProofHub le proporciona todas las herramientas de gestión de proyectos para mantener el trabajo organizado.

Esta herramienta de administración de tareas le permite planificar, organizar y administrar el trabajo dividiéndolo en tareas y listas de tareas. Por lo tanto, elimina las confusiones, mejora su productividad y le ayuda a recibir actualizaciones en tiempo real de su proyecto.

Con esto, puede dividir el trabajo de su proyecto en elementos procesables y asignarlos a las personas responsables de hacerlo. Cree listas de tareas, tareas y subtareas para dividir elementos de acción más grandes en elementos más pequeños. Etiquete tareas de diferente naturaleza y estado usando etiquetas. Por ejemplo: cree y use etiquetas como “no iniciado”, “en progreso”, para informar a otras personas que trabajan en el equipo. También le ayuda a diferenciar una tarea de otra.

ProofHub permite una gestión y colaboración de trabajo fluidas, y así equilibra la vida de su escritorio. ¡Pruébelo y vea cómo esta herramienta de gestión de tareas funciona de maravilla para usted!

Para proyectos personales utilizo Kanbanflow. ¿Por qué?

• Es gratis 🙂
• Puede crear sus propios flujos de trabajo (utilizando el paradigma kanban)
• Puedes dividir tus tareas en diferentes proyectos
• Tiene una buena vista móvil que funciona bien
• Tiene un temporizador pomodoro que te dice cuándo trabajar y cuándo descansar
• Puede registrar estimaciones y datos reales de una tarea (el temporizador Pomodoro lo hace automáticamente), lo que le ayuda a comprender la precisión de sus propias estimaciones.
• Puede especificar tareas que se repitan automáticamente a intervalos (por ejemplo, si necesita pagar sus facturas todos los meses, creará automáticamente una nueva tarea en la columna que elija el día que elija)
• Puede establecer fechas de vencimiento y le enviará recordatorios por correo electrónico cuando las tareas estén vencidas y vencidas.

También tiene un modo premium (que cuesta $ 5 al mes) que agrega una gran cantidad de extras útiles.

En situaciones comerciales también he usado Jira (que se puede usar para la gestión de tareas) y Trello. Estos también son buenos

Usamos Jira, pero cambiamos de Paymo, que es la aplicación de gestión de proyectos desarrollada por nosotros.

¿Por qué cambiamos (excepto por la razón obvia)? Jira se volvió demasiado torpe. Fue muy difícil hacer un seguimiento de lo que estaba sucediendo, la aplicación era lenta, el gerente y el equipo se frustraron.

Hemos cambiado a Paymo porque ofrece todo lo que necesitamos en este momento:
– asignación de tareas a múltiples usuarios
– desglose del proyecto en listas de tareas y tareas
– fechas de vencimiento de la tarea
– comentarios en tiempo real sobre tareas
– archivos adjuntos (almacenamiento ilimitado)
– tableros kanban
– podemos rastrear el tiempo dedicado a las tareas
– agregar hitos
– la aplicación es rápida en términos de velocidad (en comparación con otras aplicaciones de gestión de tareas como Asana, Wrike, etc.)

Utilicé el cliente de proyecto de MS, el servidor de proyecto de MS, el proyecto de puntos e incluso hojas de cálculo en línea simples en Google o MS Office365. Como siempre digo, el software no importa siempre que se adapte a usted y a sus partes interesadas.

Actualmente, como director de TI, veo que el servicio de asistencia es una buena solución para administrar los tickets de soporte y los proyectos de TI de una manera simple. ¡Y para los proyectos con el proveedor, varía desde el proyecto Ms y visio hasta una hoja de cálculo simple y diagramas simples en una imagen!