Es un programa o una serie de programas relacionados para almacenar y administrar acuerdos legales tales como contratos con proveedores, arrendamientos y acuerdos de licencia. Un propósito importante de este software es optimizar las tareas administrativas y reducir los gastos generales al proporcionar una vista única y unificada de los procesos de cada contrato.
Se puede visualizar como una versión electrónica de un gabinete de llenado. Es compatible con todo el ciclo de vida del cliente y del contrato, que cubre cualquier proceso que contribuya, cree o utilice datos del contrato. La gestión efectiva de contratos requiere una comprensión de cada paso del proceso del contrato, incluido cualquier paso que contribuya, cree o utilice datos del contrato.
Desafíos de la gestión de contratos
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1. La gestión manual de contratos introduce cuellos de botella en el ciclo de ventas.
Legal es a menudo el departamento responsable de crear, administrar y mantener contratos dentro de la empresa. Desafortunadamente, cuando Legal tiene que administrar contratos manualmente, el proceso de administración de contratos se ve atrapado. Esto lleva a otros departamentos, particularmente a Ventas, a ver Legal como “el departamento de no”.
2. La gestión manual de contratos introduce errores (manuales).
Errores, tales como:
- Incumplimiento
- Fuga de ingresos
- Tiempos de ciclo de ventas extendidos
- Poner en peligro las relaciones con los clientes.
Etapas de la gestión de contratos
1) Solicitud
Con un proceso de solicitud de contrato automatizado con una herramienta de autoservicio guiada, los grupos empresariales individuales pueden solicitar los tipos de contrato según sea necesario. Un único repositorio en línea recopila todos los contratos, a los que puede acceder cualquier persona con los permisos adecuados para revisarlos. Los contratos se pueden buscar y analizar uno contra el otro.
2) Generar
Legal puede crear plantillas fáciles de encontrar y de usar para contratos diarios y cláusulas comunes, así como un conjunto explícito de reglas que los usuarios comerciales pueden usar para crear contratos.
Las ventas pueden crear el contrato correcto utilizando un asistente o una guía que obtenga los términos y condiciones apropiados, con controles sobre qué idioma o términos pueden o no pueden cambiarse, e identificar quién en asuntos legales o comerciales tendría que aprobar las modificaciones.
Los recursos de alto valor (abogados) pueden centrarse en las excepciones (acuerdos estratégicos complejos o únicos que requieren negociaciones significativas, tiempo, etc.). El departamento legal puede establecer una gestión de excepciones, que les notificará cada vez que un representante de ventas intente presentar un contrato a un cliente con lenguaje legal obsoleto o términos no estándar.
3) negociar
Reduzca la cantidad de tiempo que los abogados pasan preparando y revisando las negociaciones con la función ‘Rastrear cambios’, identificando quién realizó qué modificación en qué fecha y hora, para que pueda ver, modificar y cambiar borradores sin temor.
4) aprobación
Los usuarios pueden adaptar los flujos de trabajo de aprobación (aprobaciones paralelas y en serie) para disminuir el tiempo del ciclo de vida del contrato.
5) Ejecutar
Los términos se convierten en un conjunto de instrucciones para las diferentes partes que necesitan cumplir con ellos. Comienza el reconocimiento de ingresos. Los contratos se almacenan en un servidor en línea centralizado para facilitar el acceso y la capacidad de búsqueda en caso de disputas o enmiendas.
6) Búsqueda / Informe
Todos los diferentes departamentos (ventas, legal, finanzas, cumplimiento y operaciones) necesitan información del contrato en diferentes momentos por diferentes razones, por lo que se puede acceder a los contratos por vía electrónica. Los términos y metadatos se buscan e informan con facilidad.
7) cumplir
Un sistema automatizado cierra la brecha entre los sistemas CRM y ERP, y se asegura de que se apliquen los requisitos correctos para situaciones específicas.
Organice contratos por grupos, identifique componentes comunes y almacene contratos en un repositorio electrónico de búsqueda para que los compromisos se supervisen en tiempo real.
Con contratos organizados, la construcción de una Biblioteca de plantillas de contrato y Playbooks legales estándar son los siguientes pasos fáciles.
Cada cambio en un contrato se entrega al equipo de ventas, éxito del cliente, cumplimiento y operaciones para integrar completamente los sistemas de front-end y back-end.
8) Modificar / Revisar
Las alertas ayudan a las empresas a renovar los contratos que desean mantener, finalizar los contratos que ya no son útiles y comenzar el proceso de renegociación con suficiente anticipación antes de la fecha de finalización para dar tiempo a llegar a un acuerdo sobre los nuevos términos de estos contratos.
Beneficios del software de gestión de contratos
- Disminución del tiempo del ciclo del contrato
- Detener la fuga de ingresos
- Mayor visibilidad
- Mayor cumplimiento
- Seguridad incrementada
- Aumentar el control
- Disminuir el riesgo
- Aumento de las tasas de adopción de usuarios
- Más tiempo con los clientes
- Costos administrativos reducidos
- Mayor flexibilidad contractual
- Mejore las tasas de renovación de contratos en un 25%
- Aumente los ingresos en 1 – 2%
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